原始支出憑證審核之我見

　　票據，是社會經濟活動中的一種重要的書面憑證。目前我國普遍使用的票據主要分為兩大類。一類是商業(yè)票據，又稱發(fā)票，由稅務部門監(jiān)制。另一類是國家行政事業(yè)單位、機關團體為履行或代行政府職能，依據國家規(guī)定，向有關單位和個人收取的各種基金、規(guī)費或行政事業(yè)單位之間發(fā)生經濟往來時開具的憑證，通常把它稱為非商業(yè)票據，又稱財政票據。這類票據由省以上財政部門監(jiān)制，同樣具有法律效力。

　　在單位實際工作中，一般人員購買物資、辦公用品或外出活動，取得原始發(fā)票后，首先是找單位領導或分管部門工作的領導簽字，然后再到財會人員處報銷。這種情況下有可能出現一些對原始憑證的真實性、合法性、完整性把握不準的現象。筆者擬就審核原始支出憑證談一些看法。

　　一、原始支出憑證審核方法

　　由于原始支出憑證是反映和記錄經濟業(yè)務發(fā)生的書面證明，也是明確經濟責任，并作為財會人員付款和編制記帳憑證的依據，為了維護財經紀律和確保會計核算的質量，財會人員必須嚴格審核之。那么，應從哪些方面審核呢？

　�。ㄒ唬�審核“要素”

　　在確認原始支出憑證是財政、稅務部門允許使用的發(fā)票、收據、車船票以及內部自制憑證等反映經濟業(yè)務發(fā)生書面證明有效的基礎上，根據《會計基礎工作規(guī)范》規(guī)定，進行其基本要素構成的完備性檢查。即審核憑證的名稱；憑證填制日期和編號；接受單位名稱；經濟業(yè)務內容；數量、單價和金額；填制憑證單位名稱及經辦人的簽名并蓋章等。

　　（二）審核“抬頭”

　　主要審核憑證上的“抬頭”是否與本單位名稱相符，有無添加、涂改的現象。如果不符，應查清為什么在本單位報銷，防止把其他單位或私人購物的發(fā)票拿來報銷。

　�。ㄈ�）審核“號碼”、“開票日期”、“報銷日期”

　　首先審核同一單位出具的憑證，其號碼與日期是否矛盾。如果同一單位出具的憑證較多，可以通過摘錄排序發(fā)現之。例如：某單位開出的14667號發(fā)票的日期是1997年9月，而同本中14682號發(fā)票的開具日期則為1997年7月。后經審核，該事項嚴重違紀。

　　其次，要審核憑證開具的日期與報銷日期是否異常。一般情況，上述兩者的日期不會間隔太長。如果較長，則要查詢原因。

　�。ㄋ模�審核“填寫內容”

　　發(fā)票中各項內容填寫不規(guī)范、不齊全、不正確、涂改現象嚴重，是虛假原始支出憑證的主要表現特征。如憑證字跡不清，“開票人”僅填“姓氏”，計量單位不按國家計量法定單位而隨意以“桶”、“袋”、“車”來度量，違反“不得要求變更品名”的規(guī)定；或貨物名稱填寫不具體；或胡亂填寫其它物品名稱。聯系實際工作，特別要防止虛開的運輸費用發(fā)票和勞務費發(fā)票。

　　實際工作中，有的單位有關人員往往通過科協、技協等單位，取得“咨詢費”、“勞務費”為名的發(fā)票，虛報支出后套取現金，用于發(fā)放部門的獎金、支付傭金、回扣、招待費等。財會人員審核原始支出憑證時，必須留神這種情況。

　�。ㄎ澹�審核“數字”

　　具體檢查以下方面：數量乘單價是否等于金額；分項金額相加是否等于合計數；小寫金額是否等于大寫金額；阿拉伯數字是否涂改。

　�。�六）審核是否“陰陽票”

　　采用多聯式發(fā)票辦理結算業(yè)務，復寫是必不可少的環(huán)節(jié)。對于背面無復寫筆跡的支出憑證上（通常稱“陰陽票”），存在“大頭小尾”的可能性，必須向持證人查詢原因。

　�。ㄆ撸�審核“限額”

　　出于票證管理的需要，有的發(fā)票規(guī)定最高限額為“千位”，但是開票人卻在發(fā)票上人為地增添一欄“萬位”。對于這類支出憑證，不是違紀就是違規(guī)。

　�。ò耍�審核“經濟內容”

　　審核行業(yè)專用發(fā)票與填寫的經濟內容是否一致。私自改變發(fā)票的使用范圍，跨行業(yè)使用或者借用發(fā)票，是虛假原始支出憑證的重要特征。

　　（九）審核“白條”

　　在實際工作中，有些單位不同程度地存在“白條”作支出憑證的事項。這些“白條”是由單位或個人開具的沒有固定格式、不具備規(guī)定內容的非正式原始憑證。例如：外單位沒有加蓋公章的借條等。財會人員遇到“白條”，一定要查詢原因，審核手續(xù)，盡量拒收。

　�。ㄊ�）審核“印章”

　　主要是檢查印章是否符合規(guī)定。這里所說的印章，是指具有法律效力和特定用途的“公章”，即能夠證明單位身份和性質的印鑒，包括業(yè)務公章、財務專用章、發(fā)票專用章、結算專用章等。虛假發(fā)票印章一般特征表現為：印章本身模糊，或蓋印時有意用力不夠以致不清晰；專用章不是采用符合規(guī)定的印章而是亂蓋其他印章，張冠李戴。此外，有的甚至干脆不蓋印章。

　�。ㄊ�一）審核“字跡”

　　對于金額大、支出業(yè)務不正常，酷似報銷人員自己填寫的支出發(fā)票，必須仔細審核之。在日常工作中，由銷貨單位提供空白發(fā)票，由本單位經手人自行填報列支費用的事項，曾有聽說。

　　（十二）審核“業(yè)務量”

　　根據本單位的規(guī)模、經濟活動的規(guī)律、會計結算等特點，審核支出發(fā)票的真實性。

　　例如，某單位自備轎車一輛，駕駛員平常一個月報銷汽油費1500元左右。但在某一個月份，該駕駛員憑發(fā)票報銷汽油費3500余元。財會人員對此疑慮，經內查外調，屬駕駛員與加油站有關人員串通多報汽油費2000元，并通過領導追回了損失。

　�。ㄊ�三）審核“手續(xù)”

　　即重點檢查原始支出憑證報銷必須經過的程序。例如：采購貨物的入庫驗收程序等等。通過上述程序的審核，認定原始支出憑證的真實、合法性，從而防止虛假和舞弊的發(fā)生。

　�。ㄊ�四）審核“開支標準”

　　根據現行有關財經法規(guī)、財務制度的規(guī)定，嚴格審查修理費、會議費、招待費、差旅費、電話費等各項費用是否合理和符合開支標準。

　�。ㄊ�五）審核是否“報銷聯”

　　平時審核原始支出憑證時，要留心此事項，以防混水摸魚，重復報銷。

　�。ㄊ�六）審核“審批”

　　主要審核領導審批簽字是否有誤。支付款項的外來原始憑證，除經辦人員必須簽字或蓋章外，還必須按本單位規(guī)定的審批程序、權限，由相應的負責人審批蓋章。自制的原始憑證，也必須由經辦單位的領導人或者由單位領導人指定的人員審批簽章。

　　二、建議

　�。ㄒ唬�實行逆向審核

　　目前，單位的原始支出憑證，大都是先由單位領導或分管財務的領導簽批，再由財會人員審核、付款、記帳。這種審核程序弊大利小。例如：當財會人員審核原始支出憑證時，如果發(fā)現原始憑證不符合規(guī)定，要想退回去，就會增加許多人與人之間的矛盾，給工作增加難度，有時甚至是財會人員自尋煩惱和麻煩。因為這時發(fā)票已經有了經手人和領導簽字，退回去吧，報銷人與簽字領導就會對你有看法或說法，尤其是來報銷的人員本身就是領導時更加難辦。不退回去吧，又覺得與財務制度有悖，弄得財會人員手足無措，不知如何是好，無奈只得違心執(zhí)行。為此，我們建議：所有原始支出憑證，先由財會人員根據有關規(guī)定要求審核，核準發(fā)票是否真實、合法，符合報銷管理制度后，再由單位領導或分管領導簽批。最后再到財會人員處付款，實行逆向審核。這種審核程序，有諸多好處：

　　1、有利于更好地發(fā)揮會計監(jiān)督職能。先由財會人員對原始憑證進行審核，再由單位領導或分管財務的領導人簽批報銷，變“事后監(jiān)督”為“事前監(jiān)督”，調動財會人員依法理財的積極性，增強財會人員的責任感，有利于更好地發(fā)揮會計監(jiān)督職能。防止違規(guī)票據入帳。

　　2、有利于更好地規(guī)范財務工作。對原始支出憑證的審核、簽批，是規(guī)范財務工作的關鍵環(huán)節(jié)。由于其種類多、版式更新快、使用政策性強，因此，推行逆向簽批程序，發(fā)揮財會人員的業(yè)務特長，先行對憑證的合法性、規(guī)范性進行審核、確認，為領導簽批把好第一道關口，有利于更好地規(guī)范財務工作。

　　3、有利于更好地打擊違法會計行為。原始支出憑證不合法、不規(guī)范，濫用票據、混用票據現象時有發(fā)生，白條入賬、貪污挪用等違法會計行為也屢禁不止，一個重要原因就是“自上而下”的票據審核簽批程序。由于單位領導或分管財務的領導簽批報銷在先，財會人員審核監(jiān)督在后，即使單位領導或分管財務的領導簽批報銷的原始支出憑證不合法，財會人員在審核時發(fā)現錯弊也難以糾正。推行“自下而上”的逆向簽批程序，財會人員審核在先，單位領導或分管財務的領導簽批報銷在后，就能夠較好地解決這一實際問題，及時制止和打擊違法會計行為。

　　4、有利于更好地貫徹執(zhí)行《會計法》�！稌�計法》第二十八條第（2）款規(guī)定：“會計機構、會計人員對違反本法和國家統一的會計制度規(guī)定的會計事項，有權拒絕辦理或者按照職權予以糾正�！睂υ�始支出憑證實行逆向簽批程序，能夠使財會人員處于有利的位置，促使其更好地履行《會計法》賦予的職責和義務，從源頭上抑制、拒絕和糾正違法會計事項，把《會計法》的各項規(guī)定真正貫徹落實到實處。

　�。ǘ�）努力提高財會人員業(yè)務水平

　　1、要積極從事會計、審計實際工作。除要以只爭朝夕的精神不斷學習會計審計等相關專業(yè)知識外，還要積極從事會計、審計實際工作。只有經常從事會計、審計實際工作，才能勝任原始支出憑證的審核工作。常言道：“拳不離手，訣不離口”。

　　2、要善于總結工作經驗。原始支出憑證的審核工作，不可能一蹴而就，一步到位，勢必經過一個從“不會”到“勝任”的過程。為了盡量縮短這個過程，必須養(yǎng)成善于總結工作經驗的習慣。